Tai Chi beoefenen in Voorburg
Privacyprotocol Xin Yi Tai Chi
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Juni 2018
Stichting Xin Yi Tai Chi
Kamer van Koophandel 273 047 16,
ING bank NL72 INGB 000 9601821 Leidschendam
xinyisecretaris@gmail.com
1. Algemeen
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht.
Deze verordening zorgt ervoor dat in de hele EU dezelfde privacywetgeving geldt. De Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) komt daarmee te vervallen. Door middel van dit privacy protocol geeft stichting Xin Yi Tai Chi aan hoe zij omgaat met persoonsgegevens. De wet schrijft voor dat niet meer persoonsgegevens gevraagd mogen worden dan noodzakelijk. Het doel van stichting Xin Yi Tai Chi is om lessen in Tai Chi aan te kunnen bieden aan haar cursisten.
Alle persoonsgegevens die worden verzameld door Xin Yi Tai Chi worden uitsluitend gebruikt binnen de stichting en voor het doel waarvoor zij verzameld zijn. De gegevens worden nooit gebruikt voor andere doelstellingen of verstrekt aan andere partijen. De stichting maakt geen gebruik van geadresseerde mailings en/of leveranciers die persoonsgegevens daarvoor krijgen aangeleverd.
2. Welke gegevens worden vastgelegd
Middels het (papieren) inschrijfformulier verstrekken cursisten hun persoonsgegevens. Deze worden vervolgens in een database vastgelegd. Het gaat hierbij met name om naam, adres en woonplaats (NAW) en e-mail adres. Van wie dat heeft opgegeven zijn ook telefoonnummer(s) bekend plus de naam en telefoonnummer van de contactpersoon bij noodgevallen. De gegevens zijn in een Excel bestand opgenomen, welke bewaard wordt op de eigen computer van de secretaris. De papieren inschrijfformulieren worden tevens bij de secretaris thuis bewaard. Alleen leden van het bestuur van de stichting hebben toegang tot deze gegevens.
3. Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Behalve informatie over de gezondheid worden overige Bijzondere persoonsgegevens niet verzameld door Xin Yi Tai Chi. Informatie over de gezondheid wordt gevraagd omdat deelname aan Xin Yi Tai Chi lichamelijke inspanning vergt. Indien een cursist lichamelijke klachten heeft, kan de docent hier eventueel rekening mee houden en/of advies geven. Dit om te voorkomen dat door deelname aan Xin Yi Tai Chi de klachten erger worden.
4. Welke gegevens worden gebruikt
Ten behoeve van inschrijving als cursist zijn persoonsgegevens nodig. Het e-mail adres wordt gebruikt om de deelnemers te informeren over zaken die te maken hebben met de stichting (zoals lessen/lestijden, vakanties, feestelijke activiteiten en overige aanverwante zaken). Telefonisch contact opnemen gebeurt bijvoorbeeld wanneer vlak voor de aanvang van een les duidelijk wordt dat deze niet kan doorgaan.
Contactpersonen voor noodgevallen worden benaderd indien er tijdens de les iets voorvalt waardoor de cursist bijvoorbeeld niet zelfstandig naar huis kan of medische zorg nodig heeft.
Voor de bijzondere persoonsgegevens: zie paragraaf 3.
5. Wie heeft toegang tot deze gegevens
Anderen dan leden van het bestuur en instructeurs hebben geen toegang tot de persoonsgegevens van de deelnemers. De gegevens worden ook niet aan derden ter beschikking gesteld. Om de continuïteit te waarborgen wordt een maal per kwartaal door het bestuur een back-up gemaakt van het Excel bestand. Deze back-up wordt op een USB stick of externe harde schijf opgeslagen.
Het verwerken van de persoonsgegevens van deelnemers geschiedt uitsluitend door hetbestuur van stichting Xin Yi Tai Chi. De gegevens worden gebruikt voor het verzenden van informatie en nieuwsberichten rondom de activiteiten van de stichting. Indien het nieuws in een gezamenlijke e-mail wordt verzonden aan de deelnemers zal het e-mail adres opgenomen worden in de BCC regel van het bericht, zodat de overige adressen niet zichtbaar zijn voor de ontvanger.
De bijzondere persoonsgegevens en de gegevens van de contactpersonen in geval van nood zijn beschikbaar voor de instructeurs.
6. Aan- en afmelding deelname
Nieuwe cursisten kunnen zich aanmelden door contact op te nemen met het bestuur van Xin Yi Tai Chi (contactgegevens staan op de website) of door naar een les te komen. In de aanmelding kan de nieuwe deelnemer zijn/haar naam en adresgegevens doorgeven, die vervolgens in de Xin Yi Tai Chi database worden opgenomen. Tevens wordt ook de aanleiding van aanmelding geregistreerd in de database, dus bijvoorbeeld of men door een flyeractie, advertentie in de krant of via vrienden bij Xin Yi Tai Chi is gekomen.
Adreswijzigingen en andere wijzigingen kunnen bij voorkeur via e-mail worden doorgegeven aan het bestuur.
Deelnemers kunnen zich op elk moment afmelden van de cursussen van de stichting Xin Yi Tai Chi. De opzegtermijn is één maand. De meest eenvoudige methode is om een e-mail te sturen aan de penningmeester of secretaris. Na twee jaar worden de gegevens van de betrokkene uit het systeem verwijderd.
Elke deelnemer heeft het recht om te weten welke informatie bij stichting Xin Yi Tai Chi is opgeslagen. Hiertoe kan men contact opnemen met het bestuur.
7. Toestemming
Gewone persoonsgegevens (meestal telefoonnummer en e-mail adres) kunnen gedeeld worden met andere cursisten indien men daar schriftelijk toestemming voor heeft gegeven en/of men zich als vrijwilliger heeft aangemeld voor een bepaalde activiteit. Van de ontvangers wordt verlangd dat zij de verstrekte gegevens niet doorgeven aan derden.
Het kan een enkele keer voorkomen dat er foto’s of video opnames worden gemaakt, bijvoorbeeld om op de website te plaatsen. Hiervoor zal vooraf toestemming worden gevraagd van de deelnemer(s). Een cursist kan te allen tijde verzoeken een foto of video uit het archief of eventueel van de website van de stichting te laten verwijderen.
--00--